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Module Démat
Avec notre module Démat, dématérialisez, archivez, recherchez, classez tous vos documents. Automatisez vos tâches de traitement des documents entrant ou sortant. Ne perdez plus vos documents importants !
Gagnez en productivité
Qu'est-ce que la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation des documents est devenu un élément important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises. Il consiste à numériser tout type de documents utile à votre entreprise. Factures entrantes ou sortantes, notes de frais, documents Ressources Humaines etc… Affranchissez-vous des documents papiers, tous les documents ajoutés dans votre bibliothéque numérique sont archivés selon votre propre méthode de classement.
Disponible en ligne, Démat vous permet d’accéder à tous vos documents où que vous vous trouviez. Idéal pour valider, donner des ordres de règlement de facture à distance.
Factures fournisseurs
Les factures de vos multiples fournisseurs seront capturées, stockées et envoyées en paiement et en comptabilité par DEMAT
Que vous les receviez par courrier, email, main à main, etc… Intégrez facilement vos factures (entrantes) fournisseurs dans Démat.
Vos documents seront automatiquement reconnus, les références de document, dates, montant HT, montant TTC, TVA automatiquement interprétés. Aucune ressaisie à effectuer. Affectez automatiquement un compte fournisseur aux documents reconnus pour une intégration comptable simplifiée.
Plusieurs niveaux de validation pour vos factures fournisseurs? Mettez en place un processus de validation des factures pour coller au plus près à vos procédures de règlement.
Retrouvez un document en effectuant des recherches simples et rapides dans tous vos documents.
Démat classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable
Les avantages de dématérialiser les factures fournisseurs ?
- Réception et traitement plus rapides
- Circuit de traitement (vérification / rappel / contestation)
- Gestion des paiements plus simplifiée et plus efficace
- Optimiser et contrôler les délais de paiement
- Mettre en oeuvre l'archivage électronique au lieu de physique
- Accès rapide et où que vous soyez à tous vos documents
Factures clients
Synchronisé avec ORIZON, Démat vous permet de gérer tous les types de document créés depuis ORIZON. Retrouvez vos factures clients, bons de livraisons, factures d’acompte, factures de situation, etc … directement dans Démat.
Automatisez l’envoi de vos documents depuis Démat. Configurez vos clients pour un envoi automatique par mail, éditique, dépôt sur plateforme CHORUS PRO ou une remise en main propre selon le mode d’envoi associé. Soyez informé de la lecture de votre facture par votre client.
Faciliter la vie de vos clients et augmentez votre chiffre d'affaires.
Les bénéfices de l’archivage électronique sont également considérables pour les sociétés qui reçoivent vos factures numériques, vous leur permettez une réduction des espaces d’archivage ainsi qu’un choix plus ample des solutions de traitement. Votre relation client s’en trouve renforcée.
Les avantages de dématérialiser les factures clients ?
- Réduire le temps d'envoi réel
- Réduire les frais d'envoi (e-mail / lien numérique pour le courrier)
- Créer des archives électroniques au lieu d'archives physiques
- Circuit de traitement (vérification / rappel / litige) et contrôle de paiement plus rapide
- Délais de paiement plus rapides grâce à un meilleur contrôle
- Réduire les activités comptables
- Réduire l'empreinte carbone
Note de Frais
Marre de rechercher vos justificatifs de note de frais ?
Simplifiez la gestion de vos notes de frais
- Ne perdez plus votre temps. Plus de saisie, vous vous consacrez à des tâches à plus votre valeur ajoutée.
- Gagnez en productivité. Avec le classement et le traitement automatisé des notes de frais.
- Maitrisez vos dépenses. Plus de retard de transmission des justificatifs ni d’erreurs de saisie et un suivi des frais en temps réel.
Pour vos collaborateurs en déplacement
Grâce à l'application mobile, les collaborateurs :
- Photographient leurs justificatifs avec leur téléphone.
- Envoient automatiquement leurs notes de frais dans DEMAT
- Plus de perte. Plus de retard de transmission des justificatifs ni d’erreurs de saisie et un suivi des frais en temps réel.
Pour votre entreprise
Notre solution :
- Reconnaît automatiquement toutes les données comptables importantes (date, montants, prestataire…).
- Vous réalisez l’affectation des frais.
- Génère les écritures comptables.
- Simplifie la validation et le contrôle des notes de frais.
Documents Ressources Humaines
Pourquoi dématérialiser la fonction RH
Incontournable et modernisant l’entreprise, la dématérialisation est utile tant au niveau organisationnel qu’au niveau relationnel entre salariés et service RH, sans oublier la réduction des coûts qu’engendre un tel projet.
Quels sont les besoins d'un service RH
- Gérer les dossiers salariés rapidement.
- Classer simplement et retrouver instantanément les documents.
- Distribuer et archiver les bulletins de salaire électroniques de manière sécurisée.
- Gérer tous les rappels de dates liées aux obligations légales du service RH.
- Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier.
- Constituer un patrimoine documentaire (RGPD, litige…).
- Créer une CVthèque.
Pourquoi dématérialiser vos processus RH
- Mise en place du télétravail et de la mobilité.
- Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique.
- Reconnaissance des documents pour un classement automatique.
- Retrouver et communiquer instantanément les documents au salarié (en activité ou retraité) grâce au moteur de recherche multicritères et aux facilités de partage et d’envoi.
- Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisée dans un coffre-fort numérique personnel.
- Signature électronique des documents, contrats de travail, EP…
- Formulaire et circuit de validation de demandes de congés, de formations.
- Automatiser le contrôle de la check-list des dossiers salariés (complétude).
- Traçabilité avec un historique des accès et des actions réalisées sur les documents
Les avantages de la dématérialisation RH
- Gain de temps pour classer, retrouver et partager vos documents.
- Réduction des coûts : papiers, impression, affranchissement, stockage…
- Réduction des délais de traitement et des déplacements.
- Alerte si un dossier est incomplet et rappels sur la fin des périodes d’essai, CDD, arrêts…
- Gain de productivité : suppression des tâches manuelles chronophages.
- Sécurité et confidentialité des documents échangés et archivés.
- Accès en tout lieu et à tout moment pour un nombre illimité d’utilisateurs depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
- Facilite le télétravail.
- Diminution de l’empreinte écologique.
- Conformité avec la règlementation.
Signature electronique
Signez vos documents par voie électronique
Envoyez par mail vos documents et faites les signer électroniquement par vos client sur un ordinateur, tablette ou smartphone.
Cette signature possède la même valeur juridique qu’une signateur manuscrite.
Signature électronique : comment ça marche ?
L'envoi
Depuis DEMAT sélectionnez votre document, définissez les signataires, et le mode d’envoi. Déterminez la durée de validité du document et envoyez.
La signature
Les signataires reçoivent un lien sécurisé pour démarrer le processus de signature électronique. Après consultation du document un code d’authentification est envoyé par SMS afin de garantir son identité et signer électriquement le document.
Le suivi et la gestion
Vous êtes tenus informés en temps réel de l’avancement du dossier grâce au suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signé, refusé). Le contrat est automatiquement archivé dès qu’il est signé par l’ensemble des destinataires.
Envoi postal
Qu'est-ce que la dématérialisation du courrier ?
Vous avez entendu parler de solutions pour numériser l’envoi de courrier postal, mais vous les pensez réservées aux grandes entreprises ?
Détrompez vous : en optant pour la solution DEMAT, vous accédez aussi à une solution moderne et efficace de dématérialisation du courrier postal.
Tout document présent dans votre armoire peut-être envoyé par La Poste et vous définissez vous même les options :
- Impression en couleurs ou en Noir & Blanc.
- Lettre normale ou prioritaire.
- Lettre avec ou sans suivi
- envoie recommandé avec ou sans Accusé de Réception
Vous définissez pour cela des modèles d’envoi postal afin d’automatiser le processus d’envoi. Vous pourrez alors appliquer ces modèles aussi bien pour un courrier simple que pour un lot de courriers postaux.
Ces modèles d’envoi postal reprennent les informations disponibles sur vos documents, qui sont alors transmises au partenaire de dématérialisation du courrier postal.
Vos courriers postaux sont ainsi traités rapidement, et les destinataires reçoivent les courriers dans leur boite aux lettres, comme si vous les aviez postés vous même.
Quels sont les avantages ?
- Simple et efficace.
- Solution abordable.
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